Hóa đơn điện tử là chứng từ kế toán để ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử. Để lập, xuất hóa đơn điện tử đúng trước hết cần phải nắm rõ quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử (HĐĐT) như sau:
“2. Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế”.
Như vậy, HĐĐT là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nhưng được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử.
Gồm 02 loại đó là HĐĐT có mã và HĐĐT không có mã:
- HĐĐT có mã của cơ quan thuế là HĐĐT được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Mã của cơ quan thuế trên HĐĐT bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
- HĐĐT không có mã của cơ quan thuế là HĐĐT do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
2. Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử
Tại Công văn 1799/BTC-TCT ngày 24/02/2022, Bộ Tài chính đã nêu rõ những lợi ích khi áp dụng HĐĐT như sau:
* Đối với tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ
- Giúp người mua dễ dàng tra cứu và đối chiếu được HĐĐT do người bán cung cấp.
- Sử dụng HĐĐT giúp doanh nghiệp giảm chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy (giảm chi phí giấy in, mực in, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn, không cần không gian lưu trữ hóa đơn,...).
- Giúp doanh nghiệp giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thuế.
- Khắc phục rủi ro làm mất, hỏng, cháy khi sử dụng hóa đơn giấy.
- Sử dụng HĐĐT tạo sự yên tâm cho người mua hàng hóa, dịch vụ: sau khi nhận HĐĐT, người mua hàng hóa, dịch vụ có thể kiểm tra ngay trên hệ thống của cơ quan thuế để biết chính xác thông tin về hóa đơn người bán gửi cơ quan thuế.
* Đối với tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
- Việc thực hiện đúng các quy định về hóa đơn, chứng từ của các tổ chức, cá nhân sẽ giúp tạo lập môi trường kinh doanh lành mạnh, bình đẳng giữa các tổ chức, cá nhân nộp thuế, từ đó giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được thuận lợi.
- Giảm thủ tục hành chính liên quan tới hóa đơn; giảm chi phí liên quan tới việc gửi, bảo quản, lưu trữ hóa đơn và giảm rủi ro về việc mất hóa đơn.
* Đối với cơ quan thuế và các cơ quan nhà nước có liên quan
- Sử dụng HĐĐT giúp cơ quan thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn; kết hợp với các thông tin quản lý thuế khác để xây dựng cơ sở dữ liệu đầy đủ về người nộp thuế đáp ứng yêu cầu phân tích thông tin phục vụ điều hành, dự báo, hỗ trợ người nộp thuế tuân thủ luật về thuế và quản lý rủi ro trong quản lý thuế.
- Góp phần thay đổi phương thức quản lý trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin, cải tiến các quy trình nghiệp vụ theo hướng xử lý, kiểm soát dữ liệu tự động giúp cơ quan thuế sử dụng hiệu quả nguồn lực, chi phí,...
- Góp phần ngăn chặn kịp thời hóa đơn của các doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích; góp phần ngăn chặn tình trạng gian lận thuế, trốn thuế.
3. Đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử
Từ ngày 01/7/2022, theo quy định Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải sử dụng HĐĐT, bao gồm:
- Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam.
- Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.
- Hộ, cá nhân kinh doanh, tổ hợp tác.
- Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh.
Lưu ý: Doanh nghiệp và cơ sở kinh doanh khác không bắt buộc sử dụng HĐĐT từ ngày 01/7/2022 nếu đáp ứng đủ 02 điều kiện sau:
- Thành lập trong thời gian từ ngày 17/9/2021 đến hết ngày 30/6/2022.
- Chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin để sử dụng HĐĐT theo quy định.
4. Khi nào hộ, cá nhân kinh doanh áp dụng hóa đơn điện tử?
Căn cứ khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng HĐĐT bao gồm:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải sử dụng HĐĐT.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ HĐĐT theo từng lần phát sinh.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ HĐĐT theo từng lần phát sinh.
5. Cách tra cứu hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp, người nộp thuế truy cập cổng thông tin về Hệ thống HĐĐT của Tổng cục Thuế tại địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn/. Tại đây có hai cách thức tra cứu như sau:
Cách 1: Tra cứu thông tin từng hóa đơn
Cách 2: Tra cứu thông tin danh sách hóa đơn mua vào/bán ra
6. Thời điểm lập hóa đơn
Căn cứ khoản 1, khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ được quy định rõ như sau:
* Thời điểm xuất hóa đơn khi bán hàng hóa
Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
* Thời điểm xuất hóa đơn khi cung cấp dịch vụ
Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
7. Nội dung hóa đơn điện tử
Khoản 1 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định nội dung hóa đơn gồm các tiêu thức sau:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
- Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
- Số hóa đơn
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
- Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua, cụ thể:
- Thời điểm lập hóa đơn và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
- Thời điểm ký số trên HĐĐT.
- Mã của cơ quan thuế đối với HĐĐT có mã của cơ quan thuế.
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung khác liên quan (nếu có).
- Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
- Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn
- Nội dung khác trên hóa đơn: Doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh có thể tạo thêm thông tin về biểu trưng hay logo để thể hiện nhãn hiệu, thương hiệu hay hình ảnh đại diện của người bán.
Bên cạnh đó, khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP cũng nêu rõ những trường hợp khi lập hóa đơn không nhất thiết phải có đủ nội dung.
8. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rõ về đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký sử dụng HĐĐT như sau:
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn đăng ký sử dụng HĐĐT (bao gồm cả đăng ký HĐĐT bán tài sản công, HĐĐT bán hàng dự trữ quốc gia) thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT.
Trường hợp sử dụng HĐĐT có mã không phải trả tiền dịch vụ thì có thể đăng ký sử dụng HĐĐT thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT được Tổng cục Thuế ủy thác.
Nếu doanh nghiệp là tổ chức kết nối chuyển dữ liệu HĐĐT theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế thì đăng ký sử dụng HĐĐT thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123.
Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT đối với trường hợp đăng ký sử dụng HĐĐT thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT.
Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế gửi thông báo điện tử trực tiếp theo Mẫu số 01/TB-TNĐT Phụ lục IB về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế đối với trường hợp đăng ký sử dụng HĐĐT trực tiếp tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Thời gian giải quyết: Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng HĐĐT.
Lưu ý: Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT theo quy định tại Nghị định 123, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có).
9. Lập hóa đơn điện tử có mã và không có mã
9.1. Lập HĐĐT có mã của cơ quan thuế
* Đối tượng thực hiện qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế
- Đối tượng áp dụng/thực hiện: Trường hợp sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ trong thời gian 12 tháng kể từ khi bắt đầu sử dụng HĐĐT, gồm:
+ Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn.
+ Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của Ủy ban nhân cấp tỉnh gửi Bộ Tài chính trừ doanh nghiệp hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao.
- Cách thức thực hiện: Nếu truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để lập hóa đơn thì sử dụng tài khoản đã được cấp khi đăng ký để thực hiện:
+ Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
+ Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã.
Hệ thống cấp mã hóa đơn tự động thực hiện cấp mã hóa đơn và gửi trả kết quả cấp mã hóa đơn cho người gửi.
* Đối tượng thực hiện qua trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT hoặc sử dụng phần mềm HĐĐT của đơn vị
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT thì truy cập vào trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT hoặc sử dụng phần mềm HĐĐT của đơn vị để thực hiện:
- Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT để cơ quan thuế cấp mã.
Hệ thống cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế tự động thực hiện cấp mã hóa đơn và gửi trả kết quả cấp mã hóa đơn cho người gửi.
Lưu ý: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có trách nhiệm gửi HĐĐT đã được cấp mã của cơ quan thuế cho người mua.
9.2. Lập HĐĐT không có mã của cơ quan thuế
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế.
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng phần mềm để lập HĐĐT khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số trên HĐĐT và gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
10. Cách xử lý hóa đơn có sai sót
Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định cách xử lý hóa đơn có sai sót đối với các trường hợp sau:
- Hóa đơn chưa gửi cho người mua có sai sót.
- Hóa đơn đã gửi cho người mua mới phát hiện có sai sót.
- Trường hợp cơ quan thuế phát hiện HĐĐT đã lập có sai sót.
11. Hủy hóa đơn điện tử
Hủy hóa đơn là làm cho hóa đơn đó không có giá trị sử dụng.
Căn cứ Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, khi hóa đơn diện tử có sai sót sẽ thực hiện hủy trong một số trường hợp (thông thường sẽ thực hiện điều chỉnh hóa đơn)
12. Điều chỉnh hóa đơn điện tử
Căn cứ Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, điều chỉnh HĐĐT được thực hiện khi HĐĐT đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai về mã số thuế, sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng.
13. Chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử có mã
Điều 5 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định chuyển đổi áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế đối với 02 trường hợp như sau:
- Người nộp thuế đang sử dụng HĐĐT không có mã nếu có nhu cầu chuyển đổi áp dụng HĐĐT có mã.
Để thực hiện việc chuyển đổi thì thực hiện thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP để sử dụng HĐĐT có mã.
- Người nộp thuế thuộc đối tượng sử dụng HĐĐT không có mã theo quy định tại khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 (doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực xăng dầu, bảo hiểm, điện lực,…) nếu thuộc trường hợp được xác định rủi ro cao về thuế và được cơ quan thuế thông báo chuyển đổi áp dụng HĐĐT có mã thì phải chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử có mã.
14. Hóa đơn điện tử có mã được khởi tạo từ máy tính tiền
Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định chi tiết về HĐĐT có mã được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, cụ thể:
Đối tượng sau đây được lựa chọn sử dụng HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế hoặc HĐĐT có mã, HĐĐT không có mã:
Doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ hàng tiêu dùng; ăn uống; nhà hàng; khách sạn; bán lẻ thuốc tân dược; dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác).
15. Tiêu hủy hóa đơn điện tử
Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định thực hiện tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế trong các trường hợp sau:
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn.
Thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
- Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thì đơn vị phải tiêu hủy hóa đơn.
Thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
Lưu ý:
- Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
- Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không tiêu hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.
Minh Ngọc